1) Courriers pour l’administration

Lorsque vous allez vous adresser à une administration, vous n’allez pas pouvoir utiliser n’importe quelle formule de politesse.

J’ai décidé d’en regrouper trois, faciles à utiliser en toutes circonstances.

– Je vous prie de recevoir, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées. ( classique, court et efficace ! )

– Je vous prie d’agréer Madame/Monsieur, l’assurance de ma considération. ( Une formule qui change un peu ! )

– Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de ma considération distinguée. ( Plus révérencieux, mais tout aussi efficace ! )

 2) Formules pour vos courriels professionnels 

Pour ce qui est de vos courriels professionnels, tout dépend du contexte et de la personne à qui vous envoyez votre mail.

J’ai fait une sélection de trois formules, afin que vous puissiez choisir celle qui correspond le mieux à votre situation.

– Cordialement ( simple et efficace )

– Bien cordialement/ Bien à vous ( selon le niveau de familiarité avec votre interlocuteur )

– Sincères salutations ( pour quelqu’un que vous côtoyez souvent )

Dans vos courriels, vous pouvez utiliser les formules vues dans le paragraphe précédent. Toutefois, vous constaterez une différence sur les outils numériques : les formules utilisées sont beaucoup moins formelles que celles utilisées par courrier. Il faudra alors trouver la formule adaptée au contexte de votre document.

3) Les formules à éviter

Les formules de politesse sont inévitables dans votre courrier, je pourrais même dire… obligatoires ! Toutefois, il y a des façons de les utiliser. Pour une formule simple et efficace, choisissez quelque chose de léger et d’agréable à lire !

– Le saviez-vous ?

Le cerveau humain est bien fait ! Mais il a aussi des réflexes dont vous n’avez peut-être pas connaissance. Lorsque vous utilisez une forme de négation dans votre formule ( « N’hésitez pas à me recontacter » ou encore « Je ne manquerai pas de revenir vers vous » par exemple ), le cerveau efface la négation ! Et il ne reste, malheureusement pour vous, que la suite dans la tête de votre interlocuteur.. Et cette formule finira par vous jouer de mauvais tours !

De nos jours, il existe de nombreuses formules légères et sobres à utiliser. Plus agréables à lire, plus simples et plus légères, elles formulent tout autant de respect que les autres ! Alors soyez simples et efficaces : n’utilisez plus d’anciennes formules à rallonge, incompréhensibles que vous connaissez. Simplifiez-vous la vie !

3) Formules de remplacement

Après vous avoir expliqué de ne pas utiliser telle ou telle formule, vous vous demandez certainement ce que vous allez bien pouvoir noter en bas de votre courrier..  Je vais vous donner un petit coup de main !

– Remplacer « Je vous prie de bien vouloir … »

Cette formule reste très utilisée certes, mais au moins, vous savez à quel point elle est lourde dans vos courriers.. La plupart du temps, personne n’arrive à la fin de la phrase.. Et vous non plus, j’en suis sûre !

Comme expliqué plus haut, le but est d’utiliser des formules agréables à lire, et légères en fin de courrier ! Vous pouvez donc remplacer votre formule par des formules plus simples ou plus décontractées ( mais souvenez-vous aussi que vous n’écrivez pas toujours à vos amis, alors attention de ne pas être trop à l’aise ! ).

Vous pourrez utiliser :

– Je vous prie de recevoir Madame/Monsieur, mes sincères salutations.

-En vous souhaitant une bonne journée ( suivi du traditionnel « Cordialement » à la ligne ).

– Bonne continuation à vous ( suivi du même « Cordialement » ).

– Remplacer « Cordialement »

Encore une fois, attention au contexte ! Pour une personne que vous connaissez, avec qui vous interragissez souvent vous pourrez utiliser plutôt :

– Bien à vous.

– Amicalement ( uniquement si vous connaissez bien la personne, sinon, c’est une mauvaise idée ! ).

– Avec mes remerciements ( plus passe-partout que les précédentes ! ).

Le plus important reste toujours d’utiliser une formule qui marque le respect et la proximité ( ou pas, c’est là toute l’importance ! ) avec votre interlocuteur. Utilisez des phrases simples, courtes, agréables, et le tour est joué !

Le métier de secrétaire est un véritable métier pour lequel nous suivons des formations et développons des compétences. Tout le monde peut saisir un texte ou écrire un courrier, nous le savons bien. Mais tout le monde n’a pas les compétences, l’organisation, et l’expérience d’un(e) secrétaire professionnel(le).

Si vous souhaitez faire appel à moi pour traiter vos courriers et vous soulager de ces tâches fastidieuses et énergivores, contactez-moi ici !