1 ) Répartition des zones de texte

Pour que votre courrier soit lisible, il est important de respecter l’étendue des zones de texte. Ainsi, votre courrier paraîtra propre, sérieux et soigné.

Parmis ces zones de texte, vous retrouverez :

– L’en-tête

Il doit occuper le quart supérieur de votre page. On y retrouve :

    – L’expéditeur et les coordonnées de l’interlocuteur, en haut à gauche.

    – Le lieu et la date d’écriture du courrier, en haut à droite et dans cet ordre.

    – Le destinataire, sous le lieu et la date.

    – L’objet, en gras, à égale distance de l’interlocuteur et du corps de texte.

– Le corps de texte

Le corps de texte, c’est le texte sujet de votre courrier.

On y retrouvera les thèmes et sujets abordés, les paragraphes, et toutes les informations dont vous souhaitez traiter.

– L’espace de congé, et de signature

Pour la fin de votre courrier, il est important de laisser une ouverture invitant votre interlocuteur à vous contacter. On utilisera alors des formules telles que  » Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire. » par exemple.

Et bien entendu, n’oublions pas de signer notre courrier avec votre nom, prénom, qualité et signature.

– Les annexes

Lorsque vous faites allusion à des documents particuliers, des formulaires, des tableaux ou autres, utilisez votre espace d’annexes pour les inclure à votre courrier.

2 ) Les clés pour un corps parfait !

Vous vous en douterez, il n’est pas question ici de parler de « Summer body » ! En effet, nous allons regrouper les règles importantes qui feront de votre courrier, un texte sérieux et agréable à lire.

Pour qu’un texte paraisse aéré et professionnel, nous utilisons des paragraphes. Mais attention : un nouveau paragraphe ne doit être ouvert que pour signaler un changement important !

Dans ces paragraphes, vous utiliserez des alinéas ou des puces pour lister des éléments.

Pensez également à la lisibilité et la sobriété de votre texte : de préférence, vous devez utiliser la même police et la même taille de caractères. En général, la taille 12 est la plus utilisée. Vous pourrez utiliser l’italique pour les citations, et mettre en gras uniquement les choses importantes ( échéances, décision, urgence ).

3 ) Remettez tout dans l’ordre !

Pour que votre courrier suive une ligne logique et qu’il soit facile à assimiler pour votre interlocuteur, il est important de suivre l’ordre chronologique des faits.

Dans un premier temps, commencez par reprendre les termes de votre dernier contact et présentez la situation.

Vient ensuite le moment de présenter le cadre de votre courrier, le contexte actuel et votre position vis-à-vis de votre interlocuteur. Vous noterez ici entre autres, des faits et des informations. 

Pour terminer, on présente à votre interlocuteur le but final de ce courrier, les conséquences qu’il amène à son lecteur. C’est à ce moment-là que vous pourrez donc exprimer votre conclusion.

 4 ) Se faire comprendre

Il est tentant d’utiliser vos mots parce qu’il est plus simple pour vous de vous comprendre.. Mais peut-être que ce ne sera pas aussi simple pour votre interlocuteur !

Pour que votre courrier soit clair, il est important de ne pas utiliser de termes trop techniques ou spécifiques : pensez que tout le monde n’a pas la même connaissance, ou les mêmes sujets de prédilection que vous ! 

Certains langages soutenus, distingués et certains termes légaux peuvent faire peur à votre interlocuteur. Pensez à limiter leur usage, et à utiliser des mots simples, clairs et compréhensibles !

 5 ) Les tableaux et annexes, règles de base

Pour les tableaux, il y a peu de règles à respecter mais si vous souhaitez les intégrer dans votre courrier correctement, il est impératif de s’y fier.

Un tableau doit servir de court récapitulatif de plusieurs informations. Son but est de simplifier, d’affecter et d’imager les différentes combinaisons d’informations. Si votre tableau est trop long, un conseil, on le met en annexe !

Pour les annexes, il existe également quelques règles de base : 

Les annexes sont des documents en fin de courrier permettant de retrouver les références citées dans votre texte. Elles sont présentées sur feuilles à part et non au verso de votre courrier. 

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